Undvik fem vanliga misstag vid referenstagning

Att reducera referenstagningsprocessen till en enkel “klicka här”-procedur online är inte att rekommendera. Det behövs alltid en mänsklig handpåläggning för att säkerställa kvaliteten, både på kandidaten och referensen.

Tummen upp eller tummen ner?

”Jag blev väldigt besviken när jag skulle vara referens till en gammal kollega som jag tyckte gjorde ett strålande jobb,” säger Jonathan Olsson, marknadschef på Match2One. ”Istället för det klassiska samtalet från en rekryterande chef där jag skulle få möjlighet att ge min bild av personens egenskaper, fick jag ett mail där jag ombads att ge tummen upp eller ner. Katastrof.”

Det kommer aldrig finnas ett tillräckligt bra substitut för den mänskliga interaktionen mellan den som rekryterar och referensen själv. För att vara effektiv måste man ha intuition, sunt förnuft och vara bra på att lyssna. Du måste kunna kombinera de olika intryck du har fått från kandidaten under rekryteringsprocessen. För att uttrycka sig enkelt så behöver människor tala med varandra.

De fem vanligaste misstagen

Under åren har vi definierat de vanligaste misstagen rekryterare, arbetsgivare och andra som är inblandade i anställningsprocessen gör när det kommer till referenstagning.

1. Att inte kolla referenser alls

Det kan verka absurt, men många arbetsgivare kollar inte referenser alls. Det är viktigt att noggrant göra det för alla aktuella slutkandidater. Det kan vara det som skiljer agnarna från vetet. Ett varningstecken kan vara att en referens inte svarar på varken mail eller telefon. Är det verkligen en person som vill gå i god för kandidaten? Därför måste du som ska anställa kolla upp referenser

2. Inkonsekvent hantering

Det finns arbetsgivare som kollar referenser på vissa kandidater men inte på andra. Varför inte ta referenser på alla? Utgå från en mall, så att alla referenser får samma grundfrågor. Se också till att du har några specifika frågor för varje kandidat, utifrån den bild du har fått under rekryteringens gång. Motsvarar svaren dina förväntningar?

Detta betyder inte att man behöver ha en lika omfattande koll på alla positioner, men någon form av koll bör göras på alla kandidater.

3. Tar referenser vid fel tidpunkt i processen

Det finns olika synsätt på frågan om när man ska kontakta kandidaters referenser. Att ringa referenserna innan man funderar på att erbjuda personen ett jobb kan innebära att man inte värnar om referensens dyrbara tid och engagemang. Tänk på signalvärdet av att ringa för tidigt och eventuellt i onödan.

Vissa tycker dock att referenser bör kollas tidigare i processen än vad arbetsgivare gör. Så fort man har genomfört intervjuer med de två eller tre bästa kandidaterna kan man kolla upp dessa. Detta innan man överväger att erbjuda ett jobb.

4. Att inte kräva referenser från någon med faktisk insyn

Fundera på vilken relation kandidaten och referensen har. Är dom bara goda vänner? Jobbade dom ihop för fem år sedan? Eller är det en aktuell chef eller kollega? Det är bra att ha det i bakhuvudet när du genomför referenstagningen.

Arbetsgivare tar ofta för givet att de referenser de får är de enda som är tillgängliga. Arbetsgivare har rätt att kräva den typ av referens de vill ha, inte bara den kandidaten vill att de ska ha.

5. Att ställa ledande frågor och att inte ställa följdfrågor

Många arbetsgivare frågar bara referenser arbetsrelaterade frågor som inte kräver mer än ett ja eller nej. Istället för att fråga “Var hen duktig på sitt jobb?” borde du fråga “Hur skulle du beskriva kandidatens prestation på jobbet?” Ett annat problem är att arbetsgivare inte ställer rätt följdfrågor. Om en referens säger att kandidaten var den bästa anställda företaget någonsin haft, får man inte glömma att ta det till nästa steg och be om att beskriva varför.

Noggrann referenstagning kräver tid, träning och insikt. Om det görs ordentligt kan det bli ett av de mest användbara anställningsverktygen för en arbetsgivare. Om det görs slarvigt, kan det leda till att man inte bara anställer någon som inte gör ett bra jobb, utan till och med kan skada företaget istället för att hjälpa det.