Varför ska jag skapa en strategi för distansarbete?

I jakten på nya sätt att dra till sig och behålla spetskompetens ger distansarbete arbetsgivarna ytterligare ett värdefullt alternativ för att skapa det idealiska jobbet för potentiella anställda.

De flesta anställda gör vad som helst för det. De flesta arbetsgivare tvekar. Med rätt strategi kan distansarbete bli en vinnande lösning för båda parter.

Varför överhuvudtaget funder på det?
I dessa tider av ökad konkurrens, hårdare kostnadskontroll och smältande glaciärer ger distansarbete några viktiga fördelar för företag som är modiga nog att ta steget.

Företag som lyckats ta det i bruk på ett framgångsrikt sätt kan tidigt se att de har lättare att behålla fler av sina värderade medarbetare. Och ovanpå det, färre medarbetare på kontoret ger en del kostnadsbesparingar för arbetsgivarna.

De anställda sparar också tid och pengar (och, samtidigt, ökar de både sin produktivitet och arbetstillfredsställelse). Företag som praktiserar distansarbete hjälper också till att göra jorden lite grönare genom att få bort lite trafik från vägarna.

Ditt första steg är att skapa ett dokument som identifierar varför företaget överväger distansarbete. Därefter ska du ta tag i personal- och organisationsfrågor.

• Vilka roller och anställda passar bäst?
• Vilka ledningsfrågor måste det tas itu med?
• Hur många dagar i veckan?
• Vilka dagar ska det vara gruppmöten på kontoret?
• Hur övervakar man distansarbetande?
• Hur ska man se till att de anställda fortfarande känner sig delaktiga och motiverade?
• Vilken utrustning måste köpas in?
• Hur blir det med IT, säkerhet, äganderätt och skattefrågor?

Vem kan distansarbeta?
Noggrant utvalda distansarbetare är första steget mot ett lyckat arrangemang för distansarbete. Den anställdes position är den primära faktorn när man avgör om distansarbete är möjligt.

Många positioner kräver för mycket övervakning eller fortgående delaktighet på kontoret. Möjligheten av distansarbete ska också bedömas utifrån om den distansarbetande kommer att behöva ett speciellt kontorsutrymme i hemmet med passande IT, belysning och möblemang.

Andra överväganden kan också vara hur länge personen varit anställd, disciplinära problem och arbetsresultat tillsammans med personliga egenskaper som integritet, initiativförmåga, självdisciplin, koncentration och problemlösning.

Det lönar sig att skapa ett formulär, t ex "Passar för distansarbete", för att göra konsekventa bedömningar av anställda som möjliga distansarbetare. Det lönar sig också att skapa ett avtal för distansarbete så att de anställda vet exakt vad som förväntas av dem och att de skriver under för att bekräfta att de förstått och godkänner förutsättningarna. Det ska tydligt framgå att distansarbete är en förmån, inte en självklar rättighet.

Inledningsvis kan de anställda arbeta på distans bara en eller två dagar i veckan för utvärdering av arrangemanget med regelbundna intervall. Öka (eller sänk) sedan antalet dagar för distansarbete beroende på utvärderingarna.

Alla företag kommer att ha sina egna krav gällande distansarbete men vissa gemensamma element bör samtliga överväga:

• Proceduren för att begära möjlighet till distansarbete
• Teknologin, anslutningen och möblerna som ska tillhandahållas.
• Specialistutbildning för bästa resultat av distansarbete
• Riktlinjer för: tidredovisning
• Kommunikationsprocedurer med överordnade och chefer
• Övervakningskrav
• Pålitlighet och uppföljning

I slutändan, eftersom konkurrensen för att dra till sig och behålla den bästa personalen är knivskarp, kan det vara så att distansarbete är vägen fram – men det är upp till dig att besluta vilka som är bra nog.