Minska dötiden på kontoret under semestern

Ledighet är bra men det kan vara stressigt för de personer som är kvar. Läs nedan om hur man behåller effektiviteten och fortsätter att vara produktiv.

Fördelarna med ledighet blir ibland mer övervägande negativa än positiva för en del. Stress före, under och efter semestern kan göra att några väljer att inte ta ut ledigheten utan istället jobbar på.

De vanligaste orsakerna för att inte utnyttja betald semester är: rädsla för att överbelasta kvarvarande kollegor med pågående projekt, lämna över till yngre medarbetare som inte vet vad som är acceptabelt samt viljan att göra ett gott intryck på chefen. Rädslan är befogad. Anställda säger att den ökade arbetsbördan de får då deras kollegor är på semester ökar deras egen stressnivå.

Nedan får du några praktiska tips på hur anställda kan effektivisera sin tid före och efter semesterperioden.

Planera i förväg
Sätt förväntningarna tidigt. Titta igenom företagets eller avdelningens strategiplanering för året och markera kritiska tider då anställda inte kan vara borta. Låt de anställda tidigt få veta när det passar att vara ledig och inte. Uppmuntra dem att ta ut enstaka semesterdagar under hela året på t ex klämdagar då det vanligtvis är lugnare på arbetsplatsen.

Ge en tydlig deadline. Se till att det finns en klar deadline för att lämna in semesterförfrågan för att ha tid att gå igenom allas önskemål och överlappningar mellan kollegorna.

Var ett gott föredöme. Se till att de anställda inte känner sig skyldiga för att de tar ut sin ledighet oavsett hur mycket det är att göra, annars kan de inte slappna av medan de är lediga. Ett definitivt sätt är att uppmuntra dem att lämna datorn och mobiltelefonen på kontoret under semestern. Var sedan ett gott föredöme genom att själv lämna dessa saker på kontoret.

Före ledigheten
Uppdatera projektplanerna skriftligt. Se till att de anställda skriver en sammanfattande rapport på deras egna projekt så kollegorna vet vad som behövs göras. Se till att de skriver ner i vilket stadium projektet är i, vad som behöver göras och vad som kan vänta, vem mer på avdelningen eller företaget som kan bistå med mer information och även kontaktinformation till externa leverantörer och partners som är inblandade.

Utse en ersättare. Se till att de anställda utser en back-up på avdelningen eller företaget som de litar på och kan ta beslut medan de själva är borta. Ersättaren måste ha all nyckelinformation samt tillgång till relevanta system och kontakter.

Inflytande över tekniken. Förvissa dig om att dina anställda använder den teknologi de behöver som automatiskt svarsmejl, telefonsvarare och mobilsvar för att kunna kommunicera att de är borta och ange vem som ska kontaktas vid en eventuell nödsituation. Ett tips till dem kan vara att skriva att man är tillbaka på kontoret en dag senare än man verkligen är så att de har chans att komma i fatt.

Tillbaka på banan
Gå igenom projektets status. Planera in ett möte mellan de anställda som kommer tillbaka och deras tillfälliga ersättare för att uppdatera semesterfirarna på projektstatus. Bäst är om mötet sker direkt på morgonen, eftersom det ger återvändarna en bättre förståelse och en snabbare genomgång av mejlen de fått under ledigheten.

Fokusera på att hinna ikapp. Uppmuntra de anställda att fokusera på att hinna ikapp med mejl och projektstatus deras första dag. Försök också att inte tilldela dem några nya projekt under deras första dag. Uppmuntra dem att blockera den första dagen i kalendern för att förhindra kollegor att boka in möten under just denna första värdefulla dag.

Organisera en grupplunch. Det tar normalt några dagar för en anställd att komma in i den vanliga produktiviteten efter en semester eftersom de är mer avslappnade och kanske vill dela med sig av sina semesterberättelser med kollegorna. Se till att organisera en grupp-, eller avdelningslunch så att återvändarna har tid att berätta sina semesterhistorier under en mer passande tid.