Hur förhindrar jag att semestrarna påverkar företagets produktivitet?

Har din organisation kämpat sig igenom de årliga sommar- och julledigheterna med för få (och kanske även missnöjda) anställda på plats och för låg produktivitet som resultat? Om så är fallet, är det kanske dags att ompröva semesterpolitiken, eller, om företaget inte har en; dags att skapa en. 

En väl genomtänkt och nedskriven semesterpolicy kommer utan tvekan att hjälpa till att hålla oenighet, missnöje och besvikelse borta. Semesterplaneringen ska avlägsnas alla oklarheter genom att specificera:

  • Hur många dagar ledighet har anställda rätt till? I Sverige har vi enligt lag rätt till minst 25 dagar ledighet per år. Detta är det minsta – du kan självklart välja att erbjuda mer. Ange även hur semesteråret är planerat och om förskottssemester får tas ut eller inte. 
     
  • Hur många kan och får vara lediga samtidigt? Ta i beaktande när arbetsbelastningen har toppar och dalar, eller om det finns krav som måste tillgodoses i slutet av månaden eller året.
     
  • Tillvägagångssätt för att be om ledigt: Exempelvis om en anställd vill vara ledig en viss period; ska hen då stämma av detta med sin närmsta chef först för att sedan skicka in en officiell ansökan med chefens underskrift till HR-avdelningen?
     
  • Hur lång tid innan måste anställda ansöka om ledighet? Till exempel en månads varsel om ledigheten är fyra dagar eller längre, och åtminstone en veckas varsel för ledighet på tre dagar eller färre.
     
  • Hur kan oundvikliga konflikter lösas? Är det först till kvarn som gäller när man ska ansöka om ledighet? Eller är det längsta anställningstid eller senioritet på arbetsplatsen? Framförallt är det viktigt att vara tydlig med vad som gäller, konflikter kommer att lösas genom att tillgodose behoven hos verksamheten och att se till att du har tillräckligt mycket personal på plats för att få arbetet gjort, oavsett tid på året. 
     
  • Policy för att föra över kvarstående semesterdagar till nästa år: Uppmuntra och påminn anställda att ta ut hela sin ledighet spridd över årets 12 månader – det är bättre för allas välbefinnande och produktivitet. Du kan välja att inte tillåta att oanvända semesterdagar kan föras över till nästa år men du kan likväl välja att vara flexibel och behandla önskemål om ledighet på individuell basis.
     
  • Rätt till semester vid sjukskrivning och föräldraledighet: Här hjälper lagen till att reglera vad anställda har rätt till men du kan självklart välja att vara mer eller mindre generös. Ett utdrag ur lagstiftningen: När du är sjukskriven tjänar du in semester under 180 dagar. När du är föräldraledig tjänar du in semester under 120 dagar, eller 180 dagar om du är ensamstående förälder.
     
  • Familjeskälsledighet och närståendevård: Även här bör ni se till vad som faktiskt är lagstadgat och se om ni vill vara mer eller mindre generösa – men exempelvis får arbetsgivare inte vägra ledighet för närståendevård. Det finns mer att läsa på nätet, se även länkar lite längre ner.
     
  • Överlämning: Definiera vilka roller som kräver skriftlig respektive muntlig överlämning innan ledigheten. Båda bör innefatta information om nuvarande status på arbetet, relevanta dokument eller anteckningar, samt var ytterligare relevant information kan hittas. Ett möte mellan den som går på ledighet och den som ska ersätta eller vara backup samt ansvarig chef bör ske en bestämd tid innan avresa.
     
  • Stänga helt: Många europeiska företag stänger helt under några veckor i juli eller augusti, vilket också inkluderar en hel del av världens större ekonomiska aktörer. Exempelvis Frankrike som, trots 40 dagar ledighet per år och en arbetsvecka på snitt 37 timmar, konkurrerar med USA vad gäller produktivitet. Kanske är detta det enklaste svaret av alla. Kolla noggrant på julveckan exempelvis, hur många affärer kommer egentligen in då? Händer specifika saker denna vecka och vissa inte alls? Kan kontoret stängas helt eller kan ni jobba kortare dagar? Måste anställda vara på plats fysiskt eller kan de arbeta på distans?

För att kunna vara konkurrenskraftig vad gäller att attrahera och behålla talanger, kolla på hur branschnormerna för ledighet ser ut, både betald och obetald. Sikta på att ge anställda så mycket tid som möjligt för att skapa ett attraktivt erbjudande och stå ut, men alltid med en tanke på hur mycket det kan komma att kosta vad gäller produktivitet.

Alstra en positiv inställning till ledighet inom din organisation. När allt kommer omkring, att ta regelbunden semester varje år leder inte bara till en högre produktivitet men också till minskad stress och frånvaro. Och det gäller lika mycket för dig som din personal.

Det finns en hel del information på nätet om semesterlagstiftning, exempelvis http://sv.wikipedia.org/wiki/Semesterlagen, men även följande länkar har vi hittat bra information på: