Hur hanterar jag en anställds provanställning?

En provanställning ger dig tid att säkerställa att valet du har gjort för tjänsten var rätt val.

Det är en möjlighet för dig att utvärdera den nyanställdas prestation, engagemang och om personen generellt passar för rollen. Dessutom får du en chans att åtgärda det ifall personen inte uppfyller kraven. En provanställning är oftast mellan 1 till 6 månader och både du och den nyanställda kan bryta avtalet när som helst under denna period.

Sätt standarden
För att ge din nya rekrytering den bästa chansen att klara sin provanställning finns det några saker du bör göra:

Ge den anställda en tydlig arbetsbeskrivning
Tillhandahåll en överblick av hur företaget fungerar och vilka procedurer ni har
Schemalägg utbildning som den anställda kommer att behöva för att utföra sitt arbete
Förklara när den anställda kommer att få sin utvärdering och vilka metoder du kommer att använda

För att du ska kunna utvärdera din nyanställda behöver du först veta vad du förväntar dig av dem vid olika steg i provanställningen. Du kan antingen göra det utifrån erfarenhet (hur lång tid tog det för den förra personen i den positionen att lära sig jobbet?) eller genom att arbeta fram en checklista med anställda som har liknande uppgifter. Var noga med att alla punkter på checklistan är förklarade, lätta att mäta och uppnåeliga.

Schemalägg möten varje vecka eller månad där du går igenom resultat och ger annan feedback på de olika aspekterna av deras roll. Förklara inom vilka områden de klarar sig bra i och vilka de behöver jobba mer på.

När någon börjar på ett nytt jobb är det svårt för dem att veta hur det går för dem, så försök att erbjuda vägledning när det är möjligt. Försök alltid att hålla all kritik konstruktiv och erbjud lösningar på problem istället för att bara påpeka att de finns.

Att få feedback från de personer de har arbetat nära med är en annan viktig del av provanställningen. Be dem vara raka och ärliga men filtrera sedan dessa åsikter innan du återger dem till den anställda, anonymt såklart. Det här kan antingen ge dem beröm och bygga upp deras självförtroende eller belysa de områden de behöver träna på.

Var inte rädd för att justera kraven allteftersom du lär känna din nyanställda bättre. Om någon kämpar, ge dem något mer uppnåeligt, och om någon kompletterar alla uppgifter utan ansträngning, erbjud något mer utmanande för att se hur de handskas med det.

Ställ allt tillrätta
Tyvärr kommer inte alla anställningar du gör bli en succé och det är viktigt att kunna se var du har gjort ett misstag och agera på det.

Först behöver du ta reda på varför saker och ting inte går som väntat. Har du satt för höga krav? Har någon extern faktor orsakat utvecklingen av den anställda (till exempel försening av utbildning)? Vad kan du göra för att få allt att gå smidigt igen? Kom ihåg att alla lär sig olika snabbt och ibland behövs bara lite tålamod.

Ibland hittar du rätt person men sätter dem på fel jobb. Innan du gör något drastiskt, se över ditt företag och se om du kan hitta något som passar bättre för just den här personen.

Om du måste låta någon gå, se till att ha ett samtal innan där ni kan diskutera varför det inte gick som väntat eller för att hjälpa dem i deras framtida karriär. Om du låter någon gå på grund av beteende, se till att hålla dig till fakta för att slippa eventuella rättsliga konsekvenser senare.

Deras utvärdering av dig
Precis som det här är en tid för dig att utvärdera din nyanställda är det också en chans för dem att se om de har gjort rätt val.

Om du vill försäkra om att dina nyanställda stannar (och spara den tiden och kostnad det innebär att gå igenom hela rekryteringsprocessen igen) måste du först få dem att känna sig som en viktig del av teamet. Var säker på att de vet var de passar in och hur mycket deras kunskap och erfarenhet värderas. Gör dig även tillgänglig för att lyssna på deras frågor och problem.

När det är över
Den dagen du kan låta din anställda få veta att de klarat provanställningen är också då du vet att din rekryteringskampanj var lyckad. Precis som anställningskostnad och tidsåtgång, är antal anställda som klarar provanställningen en faktor som rekryterare värderas för.

I slutet av denna period bör din nyanställda veta vad det är de har blivit anställda för att göra och vad de behöver göra för att klara av det. Men det betyder inte att du kan lämna dem till ödet. Om du har byggt upp en bra arbetsrelation är det viktigt att hålla regelbundna möten så ni kan diskutera hur de arbetar mot sina långsiktiga mål.