Hur hanterar jag att en anställd slutar?

Anställda slutar och går vidare av en mängd olika skäl, inklusive avancemang, nya jobb, pension, övertalighet eller avsked.

Vilket skäl som än finns för att en anställd slutar så kan goda förberedelser ge en smidig övergångstid och en "mjukstart" för deras ersättare.

Om du avskedar någon med väldigt kort varsel är det inte alltid möjligt att hinna göra alla förberedelser ordentligt. Men se till att göra så mycket som möjligt av det följande så snart som möjligt.

• Se till att du vet exakt vad det är den anställda som slutar gör. Förutom allt som står i arbetsbeskrivningen, be den anställda att göra en lista på vad de gör, och vilka personer och procedurer som berörs.

• Ta reda på vem den anställde samarbetar med. Vart går den anställde när han behöver yrkesmässiga och personliga råd? Denna vetskap kommer att hjälpa den nya anställde att veta vem han/hon ska fråga – och om vad.

• Gör en plan för att hantera arbetsbelastningen. Påbörja processen snarast möjligt så att kollegorna är i fas innan avslutet.

• Påminn dem om deras sekretessplikt. Då anställda slutar vet de mycket om företaget, konkurrenterna, kundlistan och era säkerhetsåtgärder. Om de har haft tillgång till konfidentiell information, påminn dem om skyldigheten att inte använda eller avslöja den. Om de har skrivit på ett sekretessavtal, se över det tillsammans med dem så att allt är klart.

• Prata med den personal som påverkas. En medarbetare som slutar kan vara traumatiskt för kollegorna, så håll ett möte med dem så att de får svar på sina frågor. Förklara vilka åtgärder som ska vidtas för att slutföra projekt och för att behålla specialkunskaper. Om avslutet också innebär en befordran, se till påtala det som en positiv utveckling.

• Planera och boka en avslutsintervju. Det finns många insikter som företaget kan få genom att genomföra en strukturerad avslutsintervju med den anställde – även med de som du tycker är skönt att de slutar.

• Under deras sista arbetsdag, se till att de lämnar från sig dator, mobiltelefon, USB-enheter och andra lagringsenheter som tillhör företaget. Se till att de också lämnar all dokumentation, inklusive företagets telefonlista, alla nycklar till företaget, passerkort och ID-kort. Meddela säkerhetsavdelningen och byt ut accesskoder om så behövs.

• Gemensam fika är det traditionella sättet att säga adjö till en anställd som slutar. Det kan också vara några korta ord på kontoret eller ett ordentligt party med fri dricka beroende på hur länge den anställda varit i företaget och hur populär den anställde har varit.

• Ta bort namnet på den som slutar från företagets material inklusive brevhuvud, webbplatser och företagsbroschyrer, likväl som interna organigram och telefonlistor.

• Vidta säkerhetsåtgärder. Inaktivera alla nätverks- och arbetsplatslösenord, alla e-postkonton på företaget och eventuella konton för fjärråtkomst.

Kom ihåg – ju mer konstruktivt du ser på och hanterar denna förändringsprocess, desto mer positiv och mindre traumatisk blir övergången för alla inblandade.