Det är inte lätt att börja ett nytt jobb från sitt vardagsrum. Det kan vara minst lika svårt att välkomna nyanställda digitalt. Hur gör man för att välkomna, peppa och få den nya medarbetaren att känna sig som en del av ditt team? Läs våra tips för att undvika vanliga missar.
Onboarding: Gör rätt från början
”Allt handlar om människor”, säger Kaelyn Phillips, på Monsters globala HR-avdelning. ”Det låter töntigt, men det handlar om att skapa hållbara mänskliga kontakter och att se till att skapa känslan av att personen är en del av ett team som vill ha hen där.”
Innan medarbetaren är på plats är det därför av vikt att fundera på ett par saker. Hur ska du se till att personen snabbt får koll på företagets kultur och värderingar utan vardagssnacket vid kaffemaskinen? Finns det en naturlig möjlighet att ställa frågor och skapa relationer med kollegor? Vilka enkla metoder kan vi ta till för att inkludera alla i företagskulturen? Exempel på det är virtuella AW:n, fredagskaffe, eller inofficiella chattgrupper på Teams eller Slack. Här kommer fem andra råd som du bör följa när du välkomnar medarbetare digitalt:
Välkomna ordentligt
Nu, kanske mer än någonsin, är det viktigt att skapa en välkomnande miljö för den nyanställda digitalt. Kanske får ni chansen att träffas fysiskt inom kort, eller så kommer ni att fortsätta ha hemmakontor ett bra tag till. Oavsett vad så är det bra att behandla den första tiden varsamt, med mycket tid avsatt till den nya medarbetaren och dennes chef eller närmsta kollegor.
Det kostar inte många kronor att göra det lilla extra för personen att känna sig lite extra välkommen. Varför inte skicka en bukett välkomstblommor till hemadressen med ett kort från avdelningen? Eller börja den första dagen med en digital lunch med teamet och beställ hem lunch till alla med hjälp av exempelvis UberEats eller Foodora. Det är små saker med ett stort signalvärde.
Gör det tydligt för alla berörda kollegor att personen har börjat. Skriv en kort artikel på intranätet, skicka ut ett mail med en bild på personen till kollegorna och be medarbetare att ta kontakt och berätta kort om sig själva, kanske under ett videomöte. Det är väldigt viktigt att synliggöra företagets viktigaste beståndsdel; de anställda.
Optimera hemmakontoret
Alla har inte samma förutsättningar för ett lyckat hemmakontor. Vissa har lyxen att kunna inreda ett kontor med en ergonomisk kontorsstol, extra stora datorskärmar och en snabb internetuppkoppling. Andra får trängas i köket framför en liten laptop med vänner eller familj som också jobbar hemifrån.
Där har du som arbetsgivare ett ansvar att underlätta så gott det går. Se till att den nyanställda har tillgång till allt som hen behöver för att lyckas i sitt arbete, det kan vara tillgång till fysiska pärmar, snabbare wifi-uppkoppling eller kanske två skärmar. Försök att fundera på vad personen kan tänkas behöva innan den är på plats, men var också öppen med att hen alltid är välkommen att lyfta sina behov som kanske inte var så tydliga i början. Efter en månad kanske man inser att det inte vore så dumt med brusreducerande hörlurar för att lyckas med säljsamtalet eller en pilatesboll för optimal ergonomi.
Hjälp till att planera tiden
Lägg förutsättningarna för att den nyanställda ska lyckas. Skapa ett introduktionsschema för de första två veckorna och boka in möten med berörda parter. Se till att snabbt skapa en trygg digital miljö för personen och röj undan eventuella tekniska hinder så snart det bara går för att komma igång med det riktiga arbetet. Du kanske kan göra en lista med alla tänkbara interna länkar?
Lyssna runt bland kollegor och se vilka framgångstips de har. Uppmuntra till promenader och raster, men också att planera in sin tid väl så att inte hela dagen går åt utan nämnvärd struktur på arbetet. Var hela tiden ödmjuk inför att det kan vara svårt att onboarda någon från distans. Det kan vara första gången för både dig och den nyanställda. Boka in regelbundna avstämningsmöten för att hjälpa varandra komma framåt på bästa sätt.
Nätverk och stöd
Hjälp den nya medarbetaren att komma in snabbt i bolaget genom att utse en kollega som virtuell kompis. Kanske kan den här personen lite extra om organisationen, vet hur man löser tekniska problem som kan uppstå en vanlig dag eller har en massa andra användbara ess i rockärmen. Det kan även boosta kollegans arbetsmoral när hen få känna sig involverad.
Se till att personen kontinuerligt fångas upp, med möten, avstämningar och deadlines. Glöm inte heller att fråga hur personen själv vill ha kommunikation och feedback. Kanske räcker fem minuter några dagar i veckan eller så krävs det längre sittningar för att gå igenom detaljer.
Skapa en tydlig rutin
Till sist: Den första gången för digital onboarding kommer troligtvis inte vara den sista. Se därför till att dokumentera vad du gjorde som var framgångsrikt och vad som kan behöva justeras inför nästa gång. Våga ställa frågan till den nya medarbetaren och även de som har varit med en längre stund.