Kontakta kandidater: tips för första meddelandet

När en ny ansökan har kommit in är det många rekryterare som är snabba på att kontakta kandidaten, sätta upp en telefonintervju och ställa dem på kö. Men det är viktigt att komma ihåg att det första mejlet du skickar sätter tonen för hur kandidaten upplever rekryteringsprocessen. Det avgör också om ditt företag kommer sticka ut från mängden.

Med hård konkurrens är det högst sannolikt att även andra rekryterare kontaktar exakt samma kandidater som dig. Att skicka ut generiska mejlmallar kan vara tidseffektivt, men att skapa ett autentiskt och personligt meddelande där du visar ditt genuina intresse för kandidaten lämnar ett positivt och bestående intryck.

I nedan tips och exempel visar vi dig hur du kan framställa ditt företag som en potentiell framtida arbetsgivare, hur du uppmanar kandidater att återkoppla och vad de kan se fram emot i nästa fas av rekryteringsprocessen.

Presentera dig själv och orientera läsaren

Kandidaten har ansökt till DITT lediga jobb men de vet inte vem DU är. Detta är din chans att skapa en personlig kontakt. Och kom ihåg, de har förmodligen ansökt till ett gäng andra annonser de senaste veckorna – se till att inkludera ditt företagsnamn, tjänstens titel och placering.

Hej Christopher,

Mitt namn är Anna och jag är rekryterare på Företag AB. Tack för att du ansökte till tjänsten Projektledare i Stockholm.

Berätta varför de fångat din uppmärksamhet

Ge kandidaterna uppmärksamhet! Se till att kandidaterna förstår vad du värdesätter hos dem. Det kommer ge dem en insikt i vilka färdigheter och erfarenhet du letar efter. Höj deras självförtroende och förbered dem på nästa steg i processen.

Jag är glad att kunna meddela att du är en av våra favoritkandidater för tjänsten. Det som verkligen stod ut i din ansökan är hur du implementerade ett mer agilt arbetssätt för ett team på 23 personer vilket visade positiv påverkan på produktiviteten. Det var verkligen imponerande och något vi hoppas göra hos oss inom kort.

Förbered dem inför nästa steg

Detta är din uppmaning till handling. Gör det tydligt att de har tagit sig vidare till nästa steg och att du behöver återkoppling från dem. Du kanske hänvisar dem till ett frågeformulär online, ber om att boka in telefonintervju eller bjuder in dem till ett rekryteringsevent. Oavsett är det viktigt att be om återkoppling, bekräftelse eller O.S.A så att du vet att de är intresserade av att ta nästa steg.

Jag vill gärna boka in en 30 minuters telefonintervju nästa vecka. Hur ser det ut på onsdag eller torsdag eftermiddag? Vänligen besvara detta mejl med dag och tid som passar dig bäst.

Ge dem en inblick

Något som många kandidater uppskattar och föder intresse är om du kan dela med dig av din roll på företaget och hur du ser på företaget och kollegor.

Jag har jobbat på Företag AB i lite över tre år nu och trivs verkligen toppen. Det är ett stort fokus på inkludering och personerna här är verkligen smarta, positiva och drivna. Jag har jobbat nära ansvarig chef för rollen och hon är verkligen en bra ledare. Teamet samarbetar och levererar gång på gång och blir ofta uppmärksammade av ledningen. Jag tror att du kan passa in bra här!

Avsluta med en påminnelse

Tacka kandidaterna för att de ansökt, erbjud att svara på frågor och se till att påminna dem om nästa steg.

Tack för att du visat intresse för Företag AB. Jag inväntar svar från dig gällande telefonintervju, låt mig veta vilken dag och tid som passar dig bäst. Tveka inte att höra av dig om du har några frågor.

Jag ser framemot ditt svar,

Anna Andersson
Rekryterare, Företag AB

När mejlet är skickat…

Håll utkik efter svar. När frågor, intervjutider eller O.S.A kommer in återkoppla till kandidaterna så snart du kan. Detta hjälper dig att skapa en positiv kandidatupplevelse och bygger även upp tilliten.

När du har hittat ett format som ger dig många svar – använd det som en utgångspunkt/mall som du kan skräddarsy för varje ansökan. Se ett exempel nedan:

Hej [Kandidatens förnamn],

Mitt namn är [ditt namn] och jag är rekryterare på [Företagsnamn]. Tack för att du ansökte till tjänsten [Jobbtitel] i [Placering].

Jag är glad att kunna meddela att du är en av våra favoritkandidater för tjänsten. Det som verkligen stod ut i din ansökan är [imponerande färdighet eller erfarenhet]. Det var verkligen imponerande och [hur färdigheten eller erfarenheten kan användas för rollen].

Jag vill gärna [ange nästa steg i processen]. Hur ser det ut på [ge förslag på dagar eller tid]? Vänligen besvara detta mejl med [informera vad du vill att de bekräftar].

Jag har jobbat på [Företagsnamn] i lite över [X] år nu och trivs verkligen toppen. [Ange detaljer om företagskulturen/arbetsmiljön/folket]. [Nämn något litet gällande teamets bidrag till företaget]. Jag tror att du kan passa in bra här!

Tack för att du visat intresse för [Företagsnamn]. Jag inväntar svar från dig gällande [upprepa instruktioner för återkoppling]. Tveka inte att höra av dig om du har några frågor.

Jag ser framemot ditt svar,

[Ditt förnamn] [Ditt efternamn]
[Din titel och Företag]